Rekisteri- ja tietosuojaseloste

---

BilliPro Oy:n rekisteri- ja tietosuojaseloste

Laatimispäivämäärä: 10.6.2019
Päivitetty: 13.4.2021

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n ja EU:n tietosuoja-asetuksen General Data Protection Regulation (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

BilliPro Oy, Juuritie 7, 03100 Nummela

hallinto@billipro.com

2. Rekisterin nimi

BilliPro:n asiakas- ja markkinointirekisteri.

3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat henkilötietolain mukaiset perusteet:

• rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus;
• rekisteröidyn toimeksianto tai sellaisen sopimuksen täytäntöönpaneminen, jossa rekisteröity on osallisena, taikka sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä; ja
• rekisteröidyn asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavaan suhteeseen perustuva asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan (yhteysvaatimus);
• rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus henkilötunnuksen käsittelyä varten.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:

• rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;
• käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä;
• käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi;
• käsittely koskee henkilötietoja, mukaan lukien erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvia tietoja, jotka rekisteröity on nimenomaisesti saattanut julkisiksi.

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity tai hänen organisaationsa on rekisterinpitäjän asiakas tai yhteistyökumppani, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

4. Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät) ja rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• Nimi
• Osoite
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Muut asiakkaan ilmoittamat toimintaan, asiakassuhteen hoitoon ja/tai markkinointiin liittyvät tiedot

5. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kerätään tietoja rekisteröitymislomakkeen ja asiakkaan lähettämien sähköpostien sekä muiden käytössä olevien viestintävälineiden kautta.

6. Tietojen luovutus

BilliPro Oy voi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa toimintaansa liittyville tahoille ja osapuolille. Tietojen luovuttaminen em. osapuolille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta.

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

9. Rekisterin suojauksen periaate

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä tiedostojen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista ja/tai poistamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).